ניהול מטלות, הכלי הפשוט והיעיל ביותר שתמצאו


תמונה: Rob Swatski

התחבטתי עם עצמי עם מה להתחיל את הבלוג החדש הזה. הבוקר, בזמן ניהול הטקס הקבוע של כתיבת יומן והכנה ליום הבנתי שהתשובה מול העיניים שלי – ניהול מטלות.
ניהול מטלות וניהול זמן הוא הבסיס לעבודה אפקטיבית.
זה נכון לפרילנסרים שמנהלים את עצמם. זה נכון עוד יותר למנהלים שאחראים למטלות שלהם ולאלו של הצוות.
יש לא מעט שיטות וכלים המשמשים לאגור, לנהל ולהוציא לפועל מטלות. עם הזמן אסקור את כל הכלים שיצא לי לגעת בהם או כאלו שאני בוחן. נכון לרגע זה אני עדיין נשען על כלי שקראתי עליו לראשונה בספר The Power of Less שכתב לאו באבאוטה

מה שאני אוהב בשיטה הזו לניהול מטלות היא הפשטות שלה. אין כמעט שום חיכוך, היא לא מורכבת ולא דורשת שום דבר למעט כלי כתיבה (פיזים או דיגיטלים, תלוי בכם).
מוכנים?

כל השיטה בשלושה צעדים
  1. 1. בכל ערב אתם עוברים על רשימת המטלות שיש לכם לימים הקרובים.
  2. 2. אתן בוחרות את שלושת המטלות החשובות ביותר. אלו מטלות שלא משנה מה קורה אתן מסיימות איתן היום. זה הכל, שלושה דברים.
    3. המטלות האלו חייבות להיות פעולות ברורות מאוד, כדי שניתן יהיה ליישם אותן.

כשאני מתאר את השיטה לאנשים אני תמיד נתקל באותה השאלה: זה הכל? והתשובה היא כן. זה הכל. לא צריך שום דבר מעבר לזה.
כותבים את שלושת הדברים שאתם צריכים לעשות היום, ואז עושים אותם. בלי רשימות אינסופיות, בלי בלבול וכאב ראש.

איך בוחרים את השלוש הנכונות?

את הדרך לבחור במטלות האלו אני לוקח משיטה אחרת, מורכבת יותר, בה אני משתמש שנים. GTD או Getting Things Done של דיוויד אלן.

  1. 1. זמן – מה חייב להיעשות היום/מה המטלה שדורשת טיפול הכי מוקדם
    2. קונטקסט – האם את נמצאת במצב בו את יכולה לבצע את המטלה, האם יהיו לך את הכלים המתאימים? דוגמה: אם ידוע לי שכל היום אהיה בנסיעות עדיף לבחור במטלות שאפשר לבצע בטלפון ובבתי קפה ולא מטלות שדורשות בנית מצגת או גאנט.
    3. השפעה – לאילו מהמטלות יש השפעה מכרעת על החיים שלי. קביעת תור לרופא כנראה חשובה יותר ממטלות אחרות. לסעיף הזה יש עוד הערכה עליה אדבר בפוסטים הקרובים – בחירת מטלות שיש להן השפעה על הטווח המיידי מול בחירת מטלה לטווח הארוך.
    זה הכל.

הכוח של השיטה נעוץ בפשטות שלה. מחויבות היא הדבר היחיד שהיא דורשת באמת.
יש לכן שיטות אחרות? השגות רעיונות או שאלות לגבי השיטה הזו? אשמח לקרוא ולענות.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *